MANAJEMEN PROYEK

            Sejak jaman dahulu telah dikenal adanya proyek, apakah proyek itu berupa mendirikan tempat hunian sederhana atau membangun candi-candi raksasa. Makin maju peradaban manusia, makin banyak macam proyek yang dikerjakan, bukan hanya proyek fisik seperti proyek pembangunan pabrik dan jalan, tetapi juga proyek non fisik seperti proyek studi kelayakan, desain, capacity building dan sebagainya.

Pembangunan yang dijalankan di negara manapun di dunia ini, termasuk di Indonesia, dilaksanakan pada mulanya dalam bentuk proyek. Oleh karenanya, keberhasilan pembangunan akan sangat ditentukan oleh keberhasilan penyelenggaraan proyek-proyek pembangunan. Pembangunan di Indonesia sekarang ini masih tertinggal jika dibandingkan dengan negara tetangga. Keadaan yang demikian, di satu sisi mengakibatkan daya saing kita sebagai Bangsa di Era kompetisi global yang keras seperti sekarang ini menjadi rendah, di sisi lain pelayan publik menjadi tidak seperti yang diharapkan.

Jeda pembangunan yang telah terjadi setelah krisis ekonomi dan keterbatasan kemampuan pembiayaan, mengakibatkan tingkat ketertinggalan kita semakin jauh. Agaknya, konsolidasi dan pembangkitan semangat membangun dengan di landasi penerapan kaidah good governance dalam mengatur kegiatan pengelolaan pembangunan menjadi mutlak harus dilaksanakan. Pemanfaatan segala sumber daya secara akuntabel dan transparan dalam program/kegiatan pembangunan perlu ditegakkan. Pengerahan potensi Sumber Daya Manusia secara profesional sesuai dengan kompetensinya tanpa memberikan batasan gender akan sangat menunjang proses percepatan pembangunan.

Kecepatan memetakan kebutuhan pembangunan dan mengidentifikasi potensi keunggulan yang dimiliki akan menjadi lebih tajam jika didukung dengan penerapan Desentralisasi Daerah dengan tepat. Kecuali itu, dengan penerapan desentralisasi yang tepat, harapan akan dukungan terhadap program/kegiatan pembangunan akan lebih mudah diwujudkan melalui perencanaan program/kegiatan secara bottom-up. Pembangunan tidak hanya diartikan bangunan fisik seperti jalan, lapangan terbang dan rumah sakit, akan tetapi pembangunan dalam arti yang luas mencakup juga pembangunan Sumber Daya Manusia, institusi dan perangkat lunak. Oleh karenanya, meskipun lebih banyak referensi yang membahas tentang proyek fisik, pembahasan proyek dalam Modul ini mencakup keduanya.

Pengertian Manajemen Proyek

Proyek adalah sebuah kata yang sering di gunakan untuk sebuah pekerjaan didalam sebuah program kegiatan, akan tetapi kata ini mempunyai arti dimana sebuah pekerjaan besar yang berkemungkinan besar tidak akan terulang kembali pada jangka waktu tertentu dimasa yang akan dating. Setiap proyek harus memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan aktivitas yang berurutan diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu sasaran tertentu.
Suatu proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100% sama.

Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process'.

Metode manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih berfokus pada prioritas, mengawasi 'performance' mengatasi masalah dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan. Demikian pula metode ini memberikan kepada kita lebih banyak kontrol dan menyediakan berbagai 'tools and techniques' yang telah teruji untuk membantu seorang manager proyek dalam memimpin tim-tim proyek guna mencapai sasarannya sesuai waktu dan anggaran yang telah ditentukan.

Industri yang menerapkan Manajemen Proyek Berdasarkan riset di luar negeri maka 'key industry areas' yang terwakili didalam 'the Project Management Professional Association' adalah sebagai berikut :

-          Telekomunikasi 10%

-          Management Systems 6%

-          Konstruksi 7%

-          Information Technology (I.T.) 10%

-          Software / Computers 11%

-          Lain-lain (berbagai industri, termasuk Banking, Manufacturing, Military Industry, etc.) 56%

Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan.

Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat.

Jenis proyek dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :

1.      Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb.

2.      Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru.

3.      Proyek Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan pengembangan hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu metode tertentu.

4.      Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dsb.

5.      Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal.

6.      Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb.

7.      Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.

Karakteristik proyek:

-          Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya

-          Dibatasi oleh biaya/budget

-          Dibatasi oleh kualitas

-          Biasanya tidak berulang-ulang

Definisi Manajemen Proyek

Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.

Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :

1.      Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.).

2.      Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.

3.      Pengendalian Proyek

Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

Ciri-ciri Manajemen Proyek

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :

Ø  Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.

Ø  Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.

Ø  Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.

Ø  Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.

Ø  Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

Ø  Macam-macam Proyek

Ø  Proyek Kapital

Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung

Ø  Proyek Penelitian dan Pengembangan

Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.

Ø  Proyek yang berhubungan dengan manajemen service

Proyek ini sering Muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan

Konsep Manajemen Proyek

APA MANFAAT MANAJEMEN PROYEK?

Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proyek-proyek, ‘Mengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.’

TUJUAN DAN SASARAN MANAJEMEN PROYEK

-          Dana yang dikeluarkan harus termanfaatkan se-efektif dan se-efisien mungkin.

-        Setiap proyek harus dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat, mutu yang sesuai dan biaya yang semurah mungkin.

-         Tingkat kebocoran anggaran harus se-minimal mungkin

MENGAPA PROYEK GAGAL

-          Kurangnya ketrampilan dan pengetahuan anggota team.

-          Kekurang Pengertian tentang sasaran bersama

-          Kurangnya pembinaan team Methodology

-          Belum ada prosedur yang standar atau

-          Penyusunan project prosedur yang tidak tepat

-          Tidak dipakainya project prosedur yang telah disusun dengan susah payah
Funding.

-          Perencanaan pendanaan yang tidak sesuai Keterbatasan teknologi.

-          Kekurangan penguasaan basis teknologi sebagai sarana melaksanakan proyek.

-    Tidak diperhitungkannya keperluan teknologi untuk melaksanakan proyek pada waktu merencanakan proyek.

-   Kekurang mampuan dalam mengidentifikasikan sumber-sumber teknologi yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan proyek

-          Belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek. Permainan Politik

-          Pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi

AGAR BERHASIL

-      Sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang professional anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia

-          target waktu yang pasti tetapi realistis

-          team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik

-          komunikasi yang simple tetapi efektif

-          pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan

-          perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi sesuatu yang tidak diharapkan.

-          Kontraktor/ Supplier profesional dan terpercaya.

APA YANG TERJADI BILA MANAJEMEN PROYEK TIDAK DITERAPKAN

-          Target waktu/deadline tidak tercapai,

-          Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi,

-          Budget/anggaran yang dilampaui,

-          Kemajuan proyek yang tidak jelas,

-          Konflik di antara staf selama penugasan diproyek,

-          Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,

-          Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,

-      Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.

 
KESIMPULAN

Dalam istilah manajemen proyek, suatu proyek adalah pekerjaan yang memiliki waktu mulai dan waktu akhir. A project is a temporary and one-time endeavor undertaken. Proyek, merupakan kegiatan yang :

1.      Memiliki sasaran yang jelas.

2.      Mengkonsumsi sumber daya.

3.      Memiliki batas waktu; ada waktu mulai dan waktu selesai.

4.      Menghasilkan perubahan.

Program adalah penjabaran kebijakan SKPD dalam bentuk upaya yang berisi satu atau lebih kegiatan dengan menggunakan sumber daya yang disediakan untuk mencapai hasil yang terukur sesuai dengan misi SKPD (Bab I Ketentuan Umum, Bagian Pertama, Pengertian, Pasal 1 Ayat 41).

Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit kerja pada SKPD sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.

Pada umumnya proyek tersusun dari banyak kegiatan yang memiliki korelasi yang ketat dan masing-masing memerlukan SDM dengan keahlian khusus. Perubahan atau keterlambatan suatu kegiatan akan berpengaruh terhadap kegiatan lain. Semakin banyak kegiatan dan semakin ketat tingkat dependensi antar kegiatan mengakibatkan perencanaan penyelenggaraan seperti penyusunan jadwal proyek menjadi kompleks.

Ciri khas proyek adalah bahwa kegiatan-kegiatannya tidak berulang. Waktu proyek yang terbatas dan banyaknya macam kegiatan yang ditangani, mengakibatkan pergantian dari satu kegiatan ke kegiatan lain termasuk pergantian tenaga pelaksananya berlangsung secara cepat. Meskipun jenis, ukuran dan kompleksitas proyek sangat bervariasi, akan tetapi tahapan-tahapan penyelenggaraan proyek mengikuti suatu prosedur umum, yang dikenal dengan Siklus Proyek. Pada umumnya tahapan proyek mencakup: identifikasi, formulasi, analisis, implementasi, operasi/utilisasi, dan evaluasi.

Sumber

1.       sumber Badan Sertifikasi IAMPI (Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia)

2.       MANAJEMEN PROYEK Oleh A.A. Gde Agung Yana http://staff.unud.ac.id/~agungyana

3.      “Manajemen Proyek : Perencanaan, Penjadwalan dan pengendalian Proyek” merupakan karya dari Ir. Abrar Husen, MT.

4.      Published Tuesday, September 02, 2008 2:08 PM by Oke Hendradhy Diposkan oleh sandy tia suteja

5.      Modul 1 Pengertian Dasar Manajemen Proyek Diklat Teknis Manajemen Proyek (Project Management ).